Procedura de lucru

[Iulian Murgulet]

Vă aducem la  cunoştinţă:
-   toate societăţile, indiferent de locaţia sediului social, care au salariaţi înscrişi la un medic de familie în contract cu CASJ Brasov au obligaţia de a depune la CASJ Brasov anexele 1A, 1B, 1C
-   toate societăţile care au sediul social în judeţul Braşov au obligaţia de a depune la CASJ Brasov anexele A1, A2
-   denumirea acceptată a anexelor 1A, 1B, 1C este:
o   1A_LLAA_CUI.DBF
o   1B_LLAA_CUI.DBF
o   1C_LLAA_CUI.DBF
unde:
o   LL – reprezintă luna (exemple: 01,02,…, 10,11,12)
o   AA – reprezintă anul (exemple: 08,09,10,…)
o   CUI – reprezintă codul fiscal al societăţii (numai cifrele din codul fiscal)
-   denumirea acceptată a anexelor A1, A2 este:
o   A1_LLAA_CUI.DBF
o   A2_LLAA_CUI.DBF
unde LL, AA si CUI au aceleaşi semnificaţii ca la anexele 1A, 1B si 1C
-   dacă fişierele transmise nu au denumirea identică cu cele specificate mai sus nu vor fi luate in considerare; este ca şi cum nu aţi transmis nimic.
-   nu se poate transmite online decât raportarea curentă (in luna curentă pentru luna anterioară); sesiunea de transmitere se deschide în data de 5 ale lunii şi va fi închisă în data de 25 ale lunii sau, în eventualitatea în care ziua de 25 ale lunii este sâmbătă sau duminica, în prima zi lucrătoare după data de 25 ale lunii.
-   transmiterea raportării online nu exclude transmiterea documentelor; declaraţiile se depun fizic in urna de la sediul CASJ sau se pot trimite prin poştă (un singur exemplar)
-   in ambele cazuri, acestea vor fi însoţite de confirmarea privind validarea raportării primită  prin e-mail; vor exista confirmări distincte pentru raportarea privind lista de asiguraţi, reglementată de Ordinul 617/2007 cu modificări şi completări, respectiv raportarea reglementată de Normele de aplicare a OUG 158/2005, cu modificări şi completări; conform prevederilor legale menţionate anterior, termenul de depunere a ambelor declaraţii este 25 ale lunii pentru luna precedentă
-   declaraţiile reglementate de Normele de aplicare a OUG 158/2005 vor fi insoţite, după caz, de certificatele medicale, conform normelor; in cazul acestora, după validarea documentelor depuse sau transmise prin poştă la CASJBrasov veţi primi prin email numărul de înregistrare, pe care il veţi lista si păstra în evidenţa dvs.

Procedură administrativă

Pentru a se putea trimite raportările (anexe salariaţi – 1A, 1B, 1C şi anexele concedii medicale - A1, A2) pe varianta online este necesară încheierea unei convenţii cu CASJBraşov.
În urma încheierii convenţiei se va genera un user şi o parolă pe baza cărora se va transmite raportarea conform procedurii tehnice afişate pe site-ul/forum-ul CJASBraşov.
A. Vă rugăm să transmiteţi pe adresa de posta electronica c o n f i r m a r e @ c a s b v . r o (ignorati spatiile libere din adresa) codul fiscal al societăţii /societăţilor, denumirea şi adresa de e-mail pentru corespondenţă(EVITATI adrese de mail de la YAHOO.COM), respectand urmatoarele reguli:
1. Codul fiscal fara RO,"denumirea firmei(intre ghilimele), fara prescurtari(exceptie SC, SA, SRL)",adresa de mail
      Exemplu:  123456,"SC FIRMA SA",firma@mail1.ro
2. Daca sunt mai multe firme, se scrie cate un rand conform cu 1., randurile nu vor fi NUMEROTATE;
3. Datele mentionate la 1. si 2. NU se vor scrie in fisiere ATASATE(gen word, excel, etc.), sau in TABELE;
4. Subiectul mailului(SUBJECT), va contine DOAR: Cerere de Raportare ONLINE;
5. Orice alte informatii, decat cele mentionate mai sus nu au ce cauta in corpul mail-ui;
6. Orice cerere primita pe mail, si care nu este conforma cu regulile de mai sus, va fi IGNORATA;
7. Relatii si/sau nelamuriri se pot da pe forum, si nu pe mail. In acest scop aveti la dispozitie 2 sectiuni pentru partea tehnica,
    respectiv, partea administrativa:

http://gw.casbv.ro/forum_smf/index.php?board=75.0

http://gw.casbv.ro/forum_smf/index.php?board=74.0

NOTA: inainte de a trimite mailul in cauza, cu datele cerute VERIFICATI cu mare atentie ADRESELE DE MAIL de comunicare, intrucat sunt multe cazuri de adrese gresite sau inexistente.

Dacă societatea nu a mai raportat la CASJ Braşov (codul fiscal nu figurează în evidenţele CASJ Braşov), la semnarea convenţiei se va prezenta şi o copie după CUI. Ulterior daca e necesar puteti trimite copia SCANATA a certificatului pe e-mail la adresa:
c e r t i f i c a t @ c a s b v . r o (ignorati spatiile libere)

  CASJ Braşov vă va comunica prin e-mail data  prezentării  în vederea încheierii convenţiei. Avem rugămintea de a se prezenta o persoană cu împuternicire şi stampilă de la firma care doreşte să transmită raportările online.
Modalitatea de transmitere electronică a fişierelor este o variantă alternativă şi nu  obligatorie, cei care doresc să depună în continuare raportări la ghişeele instituţiei pot face acest lucru.
După verificarea raportării anexelor 1A, 1B, 1C online veţi primi un e-mail cu nr. de înregistrare sau erorile sesizate. În cazul semnalării unor erori aveţi posibilitatea retransmiterii raportării corectate în termenele stabilite prin convenţie. Daca ati primit nr. de inregistrare orice retransmitere va fi invalidata pe motiv că aveţi deja o raportare validă. Pentru rectificativă vă veţi prezenta la ghiseu.
După verificarea raportării anexelor A1, A2  online veţi primi un e-mail prin care veţi fi înstiinţat dacă raportarea este validă sau dacă are erori. În cazul semnalării unor erori aveţi posibilitatea retransmiterii raportării corectate în termenele stabilite prin convenţie. După verificarea documentelor depuse sau transmise prin poştă la CASJBrasov aferente anexelor A1,A2 veţi primi al doilea e-mail cu nr. de inregistrare sau veţi fi înştiinţat că raportarea a fost respinsă prin necorelarea datelor de pe documente cu datele din raportarea electronică. Daca s-a acceptat o raportare, orice retransmitere va fi invalidata pe motiv că aveţi deja o raportare validă. Pentru rectificativă vă veţi prezenta la ghişeu.

Particularitate:
   Dorim sa venim in intampinarea solicitarilor firmelor de contabilitate sau a ORGANIZATIILOR
cu privire la o simplificare a modului de semnare a conventiei pentru
raportarea online.
  Astfel de aceasta simplificare, pot beneficia acele firme/organizatii
care     doresc sa raporteze pentru cel putin 5(cinci) coduri fiscale
diferite.
  In acest caz, firmele/organizatiile vor urma urmatoarea procedura
 administrativa:

 1. transmiteţi pe adresa de posta electronica c o n f i r m a r e @ c a s
 b v . r o (ignorati spatiile libere din adresa) codul fiscal al societăţii
 /societăţilor, denumirea şi adresa de e-mail pentru corespondenţă(respectand regulile anterioare de la
punctul A, subpunctele de la 1 la 7, care apar  de mai sus, si SPECIFICATI in corpul mail-lui la inceput, datele Dv. de identificare: nume,prenume, denumirea completa a firmei la care lucrati, si un nr. de telefon).  
       Dacă în corpul e-mailului vom regăsi informaţiile menţionate mai sus (datele Dv. de identificare: nume, prenume, denumirea completă a firmei la care lucraţi, şi un nr. de telefon), atunci veţi primi pe e-mail procedura tehnică şi credenţialele (user, parolă) necesare pentru transmiterea raportărilor aferente tuturor codurilor fiscale ( menţionate în e-mail) folosind o singură pereche user parolă şi nu câte un set diferit pentru fiecare CUI.  
          CASJ Braşov vă va comunica prin e-mail data prezentării  în vederea încheierii convenţiei, de regula noi prelucrăm aceste email-uri cel puţin odată la 2 săptămâni.

 2. Un reprezentant de la firma/organizatia care a urmat punctul 1., se va
 deplasa la sediul nostru, cu împuternicire scrisa şi stampila a
 firmei/organizatiei care va raporta online.

 -a. deci reprezentantul nu va veni cu imputernicirea sau stampila firmelor
 pe care le reprezinta, ci a firmei de contabilitate/organizatiei sale;

 -b. imputernicirea va contine:

  -b1. un tabel cu datele de identificare ale firmelor pe care le
 reprezinta(cod fiscal,denumire firma, adresa, adresa de mail de
 corespondenta), si care va preciza ca pt. firmele prezente in tabel, va
 face raportare online.

  -b2. datele de identificare ale firmei de contabilitate/organizatie(cea
 care va face de fapt raportarea online):cod fiscal, denumire, adresa,
 reprezentant legal, nr. de telefon(pentru lamuriri, daca va fi cazul).

 -b3. se va mentiona faptul ca credentialele, adica perechea user/parola de
 pe conventiile primite de la CASJ Brasov pentru raportarea online, nu vor
 fi divulgate unor terti sau instrainate, cu exceptia clientiilor pe care
 ii reprezinta, si a personalului propriu;

 -b4. sunt de acord ca pastreze confidentialitatea credentialelor
 mentionate la punctul b3.

 3. La prezentarea la sediul nostru, se vor furniza conventiile pt.
codurile     fiscale precizate la punctul 2.b., semnate de catre
reprezentantii CASJ Brasov, in 2 exemplare(impreuna cu cate un user si o
parola pentru fiecare cod fiscal in parte)

 4. Firma de contabilitate/organizatie, va transmite apoi aceste conventii
 clientilor pe care i-i reprezinta, care vor semna si stampila conventia.
 Conventia poate fi semnata/stampilata(ambele exemplare) dupa cum urmeaza:

 a1. de catre reprezentantul legal al firmei mentionate in textul
 conventiei;

 sau

 a2. de catre o persoana care nu are calitatea de reprezentant legal - in
 acest caz se va atasa la conventie si o imputernicire scrisa, stampilata
 si semnata de catre reprezentantul legal al firmei, prin care persoana
 (identificata prin nume, prenume, CNP) care semneaza conventia este
 imputernicita de catre reprezentantul legal(sa semneze in locul
 reprezentantului legal)

 si

 b. exemplarul 1 al conventiei va ramane la clientul firmei de
 contabilitate/oranizatie, iar firma de contabilitate/organizatie va face o
 copie dupa el.

 5. Dupa obtinerea tuturor semnaturilor precizate la punctul 4., exemplarul
 2 al conventiei(impreuna cu imputernicirea de la punctul 4b., daca este
 cazul), va fi adus de catre un reprezentant al firmei de
 contabilitate/organizatie la sediul CASJBrasov, mezanin I Serviciul
Tehnologia Informatiei.

 6. Din acest moment conventia este activata si se va furniza userul si
parola care vor fi utilizate pentru raportarile aferente tuturor firmelor
pe care firma de contabilitate/organizatia le reprezinta.




MODIFICARI: daca dupa semnarea conventiei, apare necesitatea modificarii unor informatii, va rugam sa urmariti procedura de la http://gw.casbv.ro/forum_smf/index.php?topic=945.msg1428#msg1428.
 De asemenea, dupa ce ati ridicat CONVENTIA de la noi, este posibila sa apara o intarziere de cateva zile(de regula 1-2 zile), pana in momentul cand activam aceste conventii(adica abia dupa cateva zile veti putea raporta online). Exista posibilitatea ca acesta intarziere sa fie mai mare din diverse motive(personal aflat in concedii de odihna, existenta unui nr. mare de cereri de raportare online, etc).

Procedură tehnică

  Daca organizatia Dv. foloseste o retea de PC-ri, apelati mai intai la suportul personalului de specialitate care se ocupa de administrarea retelei, inainte de a realiza procedura tehnica. Daca nu sunteti intr-o astfel de situatie, dar aveti posibilitatea sa consultati specialisti IT, va rugam sa apelati la ei.

 Modalitatea tehnica de raportare este prezentata in detaliu in documentul atasat. Pentru a-l vizualiza/tipari, faceti click pe "procedura_ftps.pdf" ce se gaseste in partea de jos a paginii. Atentie, in fisierul PDF atasat, bifa trebuie pusa pe PASSIVE, si nu pe ACTIVE, asa cum este indicat in document(la transfer settings/setari transfer).


NOTA pentru raportarea de Concedii Medicale:
   Fisierele acestei raportari (A1_LLAA_CUI.DBF, A2_LLAA_CUI.DBF), se pot prelucra daca:
                1. sunt pentru luna corespunzatoare(exact ca si la 1A/1B/1C), deci nu prelucram concedii din luni anterioare
                2. daca, sunt insotite si de fisierele 1A_LLAA_CUI.DBF, 1B_LLAA_CUI.DBF, 1C_LLAA_CUI.DBF.
                3. in cazul in care, ati raportat cu succes 1A_LLAA_CUI.DBF, 1C_LLAA_CUI.DBF, si eventual 1B_LLAA_CUI.DBF,
                    dar, sunteti nevoiti sa raportati din nou A1_LLAA_CUI.DBF si A2_LLAA_CUI.DBF(a iesit eroare la            
                   raportare, si vreti sa retransmiteti fisierele in cauza corectate), trebuie sa trimiteti si 1A_LLAA_CUI.DBF,
                  1B_LLAA_CUI.DBF, 1C_LLAA_CUI.DBF, odata cu fisierele de concedii corectate.



[ATENTIE] Este interzisa cu desavarsire incarcarea/copirea/upload-ul ALTOR fisiere, decat cele mentionate in prezenta procedura. Daca, vom constata, ca se CREAZA foldere/directoare in contul/directorul alocat, atunci acel cont de utilizator va fi STERS definitiv din sistemul de raportare ONLINE